¿Qué es y para qué sirve Notion?

¿Qué es y para qué sirve Notion? te pensarás que es un herramienta más de las miles que hay.

En este post vas a descubrir porque no hay nada parecido a Notion.

La organización del tiempo es uno de los grandes retos a la hora de trabajar, planificar proyectos y coordinar equipos y de ahí que actualmente existen una gran variedad de aplicaciones como: Google, Trello, Asana, Dropbox, Evernote, To-do list y más… que nos ayudan a gestionar nuestras tareas. 

Pero imagina unir todas estas aplicaciones de productividad en una macro herramienta para simplificar el flujo de trabajo en un solo workshop. Eso es Notion.

¿Qué es Notion y para qué sirve?

Está claro que automatizar un negocio es clave para cualquier empresa de hoy en día. Evidentemente Zapier y Hubspot son herramientas clave para conseguirlo. 

Pero para tener el control completo de la gestión y el día a día, se necesitaba una herramienta más sobre todo cuando trabajas en remoto. Sin duda, con Notion lo hemos encontrado.

Notion es un espacio de trabajo todo en uno, con una interfaz de lo más minimalista en la que puedes tomar notas, planificar, gestionar, organizar proyectos e información hasta crear tableros de inspiración. Esta herramienta también es conocida como “La navaja Suiza de la productividad”.

Una navaja suiza tiene multi hojas que incluye una variada combinación de herramientas multifuncionales necesarias para solucionar diferentes tipos de problemas. Así es Notion, en el espacio digital todo en uno. 

Si buscas organizar, documentar tu trabajo, tu vida personal o gestionar un equipo de forma eficaz y versátil, esta aplicación puede ayudarte con distintas tareas, tantas y tan variadas como tu imaginación y la organización de un proyecto lo requiera.

Sin duda por mi experiencia como project manager en Miqo, la gestión de equipos con Notion se ha convertido en una herramienta fundamental en nuestro día a día.

¿Qué debo saber de Notion antes de empezar?

Para iniciar es necesario saber qué Notion ha decidido abrir el servicio a los usuarios gratuitos ofreciendo planes personales sin coste y sin límites, sin embargo, esta versión se destina más a personas individuales que a grupos debido a las características de la misma, si quieres consultar los planes que ofrece Notion.

La aplicación está disponible para los cuatro principales sistemas operativos que son Windows, Mac, Android e iOS, aunque también funciona desde el navegador, y solamente tendrás que conectar un correo electrónico para crear una cuenta.

Al inicio de la gestión, será necesario explorar dentro de la misma app todas las opciones posibles para elegir la que más se ajuste a tus necesidades, esta herramienta tiene una curva de aprendizaje algo elevada al principio, gracias a la gran variedad de herramientas que tienes que elegir como más adecuada al proyecto.

Desde Javier Iglesias os compartiremos este y otros artículos de cómo se crean espacios de trabajo funcionales y prácticos para organizar y gestionar proyectos para hacer más fácil el inicio en el caso de ser principiante y tips de organización múltiples si ya tienes un tiempo en esta app y no habías explotado aún otras posibilidades.

¿Cómo iniciar a utilizar Notion?

Para comenzar a usar Notion ingresa a https://www.notion.so/ y regístrate, necesitas una cuenta de e-mail, o puedes conectarte con tu cuenta de Google directamente, elige la que consideres para que el contenido se sincroniza a través de todos los sitios donde uses la app. Una vez hecha, todo lo que hagas en la plataforma estará disponible en todas las demás.

Puedes importar archivos en texto de hoja de cálculo .csv, documentos de Word, archivos HTML, y puedes conectar con tus cuentas de Trello, Asana, Google Docs, Dropbox Paper, Quip, Evernote y Workflowy. 

Y ahora tienes la oportunidad de que todas esas aplicaciones se unan en una sola para crear una macro herramienta a través de la creación de estructuras que se van enlazando a través de páginas y bloques que permite tener todo lo que necesitas en un solo lugar. 

Notion se adapta a cualquier entorno y permite recopilar cualquier tipo de información. La grandeza de Notion está en su enorme versatilidad ya que es totalmente flexible y personalizable a las necesidades de cada usuario, presentándose como un libro en blanco. 

Primeros pasos en Notion

Una vez finalizado el proceso de alta a través de correo electrónico y elegir un perfil personal o de empresa, te recomendamos iniciar tu “Workspace” (espacio de trabajo). 

Invita a tu equipo a formar parte del mismo espacio de trabajo. La herramienta les enviará una invitación para que se unan. Se permiten dos niveles de acceso: administrador o miembro (no puede hacer cambios en la configuración ni invitar nuevos miembros). 

Creando tableros, bloques o fichas en Notion

Una vez creado tu workspace puedes comenzar a crear diferentes tableros o bloques como las piezas de puzzle de tu página, ya que de la unión de ellos se forma la página. según tus necesidades . Para inspirarte con todas las opciones disponibles te recomendamos visitar la sección de “Templates". Allí encontrarás una gran variedad de plantillas prediseñadas.

Los diferentes tipos de bloques que encontramos en Notion son los siguientes:

• • Texto.
  • Headings (H1, H2, H3)
  • Bullets.
  • Checkboxes.
  • Listas.
  • Quotes.
  • Callouts.
  • Desplegables.
  • Separadores de contenido.

Para más información de los tipos de bloques pulse en este enlace.

Conclusión

Cómo has visto qué es y para qué sirve Notion, son todas las posibilidades de uso ilimitadas como siendo una herramienta muy potente que permite mejorar la productividad de nuestra empresa ya que si eres capaz de utilizarla de forma correcta puede aunar toda la información que necesitas en un solo lugar, puede ser una biblioteca de imágenes, una agenda, un archivo de facturas, un administrador de tareas, puedes comprobar el potencial de la plataforma es inmenso.

En un principio, entender Qué es y para qué sirve Notion puede parecer un poco complicado. Una vez que ingresas a la aplicación, te encuentras ante una cantidad infinita de opciones que en poco tiempo estarás familiarizado con todo lo que necesitas para sacar provecho a esta aplicación. 

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